La carence se définit comme l’absence de candidats à l’élection. Elle peut être totale ou partielle : elle peut concerner toutes les composantes de l’institution représentative du personnel (comité d'entreprise -CE-, délégués du personnel -DP-, délégation unique du personnel -DUP-) ou ne concerner qu’un tour, un collège, ou une catégorie d’élus (titulaires ou suppléants).
En cas de carence totale affectant l’ensemble de l’institution (CE, DP,DUP), c’est-à-dire en l’absence de candidats aux deux tours de scrutin dans tous les collèges de l’instance, et à la fois chez les titulaires et les suppléants, l’employeur est tenu de compléter l’imprimé « PV de carence pour tous les collèges » (CERFA n°15248*01), de le signer et de le porter à la connaissance des salariés de l’entreprise (articles L 2314-5 et L 2324-8 du code du travail). Un exemplaire du procès-verbal (PV) doit être transmis dans les quinze jours au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP, article D 2122-7 du code du travail). Un exemplaire du PV doit également être transmis au service d’inspection du travail dont relève l’entreprise ou l’établissement dans le même délai (articles L 2314-5 et L 2324-8 du code du travail).
Dans les autres cas, il convient d’utiliser les imprimés ordinaires de PV d’élections. Dès lors qu’aucun vote n’a eu lieu, les rubriques de ces PV relatives aux candidatures, au déroulement du scrutin et aux résultats ne sont pas à remplir. Ces PV doivent être transmis dans les quinze jours au CTEP et au service d’inspection du travail de la même manière que les autres PV d’élections : transmission d’un exemplaire papier au CTEP et de deux exemplaires papier au service d’inspection dont relève l’entreprise ou l’établissement. Une copie de ces PV doit par ailleurs être transmise aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats et à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.
